Archiveren gaat niet per se over het inrichten van een stoffige stellingkast. Het gaat om het organiseren van je werk. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan: de berging knalt uit zijn voegen, en digitaal ontstaat er wildgroei van documenten en bestanden. Hoe bewaar je? Hoe maak je keuzes? En hoe vertel je je verhaal met je archief?

‘Het is soms lastig om mijn werkarchief en privéarchief te scheiden. De marketingplannen staan tussen de vakantiefoto’s op dezelfde harde schijf. En ik heb zeven harde schijven ergens liggen, verspreid door het huis.’ Celine Daemen wijst rond in haar woonkamer, zoekend naar de harde schijven. Wat ze beschrijft is een bekend verhaal voor freelance makers. Voor DEN, het kennisinstituut cultuur & digitale transformatie, sprak ik met Celine Daemen en Anthony van Gog, die bij VIA ZUID een ontwikkeltraject volgen. Als jonge makers beginnen ze aan hun archief, maar hoe pak je dit aan? Samen gaan we op zoek naar welke ondersteuning zij hierbij kunnen gebruiken, en hoe DEN daarbij kan helpen.

Al snel wordt duidelijk dat ze werken met verschillende soorten materiaal en manieren van ordenen. Daemen beschrijft veel geschreven werk waar ze regelmatig naar teruggrijpt, naast de renderings van de virtuele omgevingen die ze ontwikkelt voor haar VR-opera’s. Voor haar project Opera van de Vallende Mens heeft ze onderzoek gedaan naar mensen met een psychische kwetsbaarheid. De gesprekken die ze voerde leidden tot een poëtische publicatie. ‘Dat was deel van het maakproces. Ik was blij dat ik die gesprekken en die context nu als een publicatie kon delen, aanvullend op de VR-ervaring.’

Van Gog werkt samen met Maarten Heijnens, en ook zij besteden in hun archief aandacht aan het maakproces. Bij hen vormt het uitgebreide videoarchief van bewegings- en geluidsmateriaal de grootste bulk van hun archief. Elke repetitie weer een nieuwe take, in een eigen mapje. Zo houden ze het duidelijk.

Transformerend materiaal
Daemen: ‘Nu is het nog overzichtelijk met drie jaar werk. Maar hoe zit dat over tien jaar?’ Wanneer er niets wordt weggegooid, blijven de archieven groeien. Zonder een duidelijke structuur slaat dit gaandeweg om in wildgroei. Van Gog geeft aan dat hij ontzettend blij is met zijn gestructureerde collega Maarten. Die houdt per repetitie, per datum, goed bij welke opnames zij maken. Van Gog: ‘De documentatie van het maakproces transformeert met het proces mee. De eerste gedachte op mijn smartphone wordt een concept in tekst. En dan volgt de stap naar de studio, waar we dat weer vertalen naar beweging.’ Daemen: ‘Alles wat ik schrijf bewaar ik. Om weer in te zetten, of juist om het er hard mee oneens te zijn.’ Beiden zetten het archief regelmatig in tijdens het maakproces of in het voorbereiden van een nieuw project. Door dit goed georganiseerd te hebben, ben je minder tijd kwijt aan zoeken, en heb je meer tijd en energie over voor het maken.

Archiveren by design
Wat Daemen en Van Gog al op kleine schaal doen, kun je zien als archiveren by design. Erik Saaman van het Nationaal Archief introduceert deze term. Het betekent dat je in je werkprocessen het archiveren gelijk op een duurzame manier opneemt. Om wildgroei te beperken en om te voorkomen dat het achteraf extra werk met zich meebrengt. Zo blijft archiefmateriaal voor jezelf en voor anderen op een duurzame manier toegankelijk. Om je archief duurzaam aan te pakken moet het materiaal in je archief vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpretabel en betrouwbaar zijn.

Wanneer heb je tijd voor je archief?
Tussen het schrijven van marketingplannen, residenties en de montageweek, waar vind je tijd om aan het archief te werken? Daemen: ‘Het zwarte gat na de première, samen met het opruimen van je huis waar je geen tijd voor hebt gehad.’ Maar ook dit is niet altijd haalbaar. ‘Nu ging ik gelijk door in een volgend project, waardoor dat zwarte gat er niet was.’ Van tevoren een moment plannen – een zogenaamde trash day – kan enorm helpen om de wildgroei in je archiefvorming in te perken. Je hoeft hier niet alleen in op te trekken. Al pratende ontstond het idee voor een collectieve trash day, waar jonge makers samen komen na afronding van een residentie of ontwikkeltraject om samen allemaal te gaan opruimen. Dan kan je meekijken bij de ander en hulp inschakelen als je keuzes moet maken. Ontwikkelplekken voor makers kunnen hier een organiserende rol spelen, want ook voor deze plekken is het relevant om de ontwikkeltrajecten van de makers te bewaren en kennis daarover te delen. Ook opleidingen kunnen makers op weg helpen door hen te leren archiveren, bijvoorbeeld als onderdeel van hun maakprocessen, hun onderzoek en reflectie daarop, of met het bouwen aan hun portfolio’s.

Stukken op zolder
‘Hoeveel spullen kun je bewaren omdat je er mogelijk iets mee gaat doen? Ruimte is geld, zeker in de randstad.’ Sanne Leufkens is scenograaf en docent aan de HKU. Als mid career professional loopt zij tegen andere vragen aan dan de jonge makers. In plaats van over waar te beginnen, spreek ik met Sanne over praktische zaken en over welke artistiek inhoudelijke uitdagingen er komen kijken bij het archiveren.

Fysieke stukken en materialen hebben een opbergplek nodig. Leufkens beschrijft het werk Exploded view, een installatie van een opgeblazen klavecimbel. De fysieke stukken van die klavecimbel liggen nog op zolder bij een collega. De verschillende versies van het script, de beamer-projectie en de audiotrack (in verschillende versies) staan op ’Leufkens’ computer. Het werk als geheel is dus ook verbrokkeld, de stukken verspreid. ‘Wat het echt was, dat is moeilijk te vangen. Want het bestond uit meerdere media, en is een vervlogen ding. Ik heb wel een videoregistratie, maar ook dat is niet het hele werk. Eigenlijk is het werk een combinatie van de verschillende stukjes, een combinatie van media. En het verhaal dat daarbij hoort. Welk boek ik toen las, waar ik toen stond als maker en als mens.’

Voor het goed bewaren van dit werk, is het dus belangrijk om al deze losse onderdelen een duurzame plek te geven en overzicht te houden van waar deze te vinden zijn. Zoiets eenvoudigs als een projectmap met daarin de digitale materialen en een beschrijving van de locatie van de fysieke stukken kan al voldoende zijn als basiszorg. Zo is het werk vindbaar en interpreteerbaar.

Bewaren van fysieke stukken
Een decorstuk van een voorstelling waarvan je weet dat die wordt hernomen, die bewaar je uiteraard. Maar wat doe je met die stukken die toch echt weg moeten? Als je besluit stukken weg te doen, dan is het goed deze op foto te documenteren als losse objecten, naast de scènefoto’s. Ook ontwerpen en instructies zijn goed om (digitaal) te bewaren, zodat het maakproces is geborgd. Dit is belangrijke informatie als het stuk toch weer hernomen wordt, of voor onderzoek door bijvoorbeeld studenten vormgeving. De online toolbox Project TRACKS (www.projecttracks.be) geeft veel handige richtlijnen, tips en praktijkvoorbeelden om met je archief aan de slag te gaan.

Waar het om gaat
Dat ruimte geld is, ziet Leufkens ook terug in de esthetiek van woonkamers. Niet al te veel spullen. Dit druist in tegen een maakpraktijk waar juist veel gewerkt wordt met fysieke materialen. Vooral in haar begin als scenograaf merkte ze dat ze hiermee te maken had. In haar archief ziet ze een ontwikkeling terug, een doorlopende lijn, waarin ze steeds digitaler werkt. ‘Het soort ervaringen dat ik nu ontwerp, leent zich best goed voor digitale materialen. Ik ben gaan zoeken naar manieren om digitaal te archiveren. Ik investeerde in een Dropbox abonnement, koppelde al mijn apparaten eraan en laat alles automatisch updaten. Zodat wanneer ik iets tegenkom, ik het gelijk kan vangen.’ Maar al deze digitale bestanden zijn toch niet hetzelfde als het echte werk. ‘Het gevoel, waardoor je geraakt werd, daar gaat het over. Probeer dat maar eens te vangen.’ Dit geldt niet alleen voor digitaal materiaal, maar ook voor analoog. ‘Op de Praagse Quadriennale voor scenografie zie je veel maquettes. Daar kijk je dan naar, en dan heb je het over de vorm. Maar niemand heeft het er meer over dat het bij dat ontwerp ging om een bepaald gevoel op te wekken of te verbeelden.’

Opties voor je digitale archief
Er zijn genoeg platforms voor je digitale archief. Maar toch leent niet elke optie zich even goed voor de archieven van podiumkunstmateriaal, projecten die uit verschillende soorten materialen en disciplines bestaan. Digitale platforms zetten vaak in op één medium zoals video, óf audio, óf tekst. Met digital bornmateriaal – bestanden die alleen digitaal bestaan en geen analoge oorsprong hebben – heb je veel mogelijkheden bij commerciële initiatieven, zoals Dropbox, OneDrive, Sharepoint en Google Drive. Voor het beheer van audiovisueel materiaal op een duurzame manier kom je al sneller terecht bij collectiebeheerders, zoals stadsarchieven. YouTube en Vimeo zijn bekende platformen voor videomateriaal, maar dit zijn niet per se goede duurzame opties, omdat toegang tot materiaal kan verdwijnen met het verlopen van een abonnement. Of materiaal kan verwijderd worden vanwege het gebruiken van muziek waar copyright op zit. Behoud daarom ook altijd een versie van het materiaal op je eigen harde schijf (of schijven).

Specifiek voor het digitale materiaal van de podiumkunsten is er het Dynamischarchief.nl. Dit is een van origine collectiebeheersysteem dat zich ontwikkelt naar een productie archiefsysteem. Daar kun je per productie verschillende media op één plek verzameld hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan scripts in wording, foto’s van decorstukken, scans van ontwerpen en scènefoto’s.

Digitaal samenwerken is ook mogelijk met het Dynamisch Archief. Je kunt per productie een project aanmaken en daar collega’s aan koppelen. Die kunnen dan bijvoorbeeld meewerken in hetzelfde document of eigen materiaal uploaden. Per collega kun je aangeven welke rechten deze heeft, en dus welke bestanden ingezien kunnen worden. Daarnaast is het mogelijk om je collectie te verbinden met je website, waardoor je materiaal niet dubbel hoeft te uploaden. Zo kun je je website laten putten uit je materiaal in het Dynamisch Archief. Het Dynamisch Archief werkt vanuit een bottom up principe, zodat de makers de touwtjes van hun archief in eigen handen houden.

Digitale, online archieven maken het mogelijk om nieuwe verbanden tussen archieven te leggen. Een aantal organisaties is bezig met het verbinden van digitale archieven. Het Dynamisch Archief kan producties en individuen aan elkaar verbinden, zodat je gelijk kunt zien aan welke andere producties iemand heeft meegewerkt. Podiumkunst.net gaat zich inzetten voor het verbinden van de archieven van podiumkunstinstellingen. En DEN doet onderzoek naar een sector brede digitale infrastructuur, wat er technisch nodig is om de archieven van makers en instellingen aan elkaar te verbinden. Bijvoorbeeld door te werken met uniforme metadata, zoals speeldata en credits van voorstellingen.

Wortelloos
Leufkens: ‘Het is goed om dingen los te laten, ook voor de mentale ruimte. Maar als je niks archiveert of om je heen hebt is het ook moeilijk om geïnspireerd te raken. Of dan raak je wortelloos.’ Je archief bestaat uit allerlei soorten materiaal. Maar samen vertelt het een verhaal. Marcus Cohen, senior adviseur bij DEN, introduceert het concept ‘the I in Archive’. In een archief ligt de identiteit van een kunstenaar besloten. Dit is terug te zien in het portfolio van de maker, de body of work. Maar in een archief kun je ook teruglezen wat de legacy was van een maker, niet alleen in wat er is gemaakt maar ook op wiens schouders de maker staat. En door de ontwikkeling van het materiaal te bekijken kun je de signatuur van een maker benoemen, de specifieke manier van maken, van onderzoeken. Dit alles kan natuurlijk alleen met een goed verzorgd archief. Het duurzaam bewaren van archiefmateriaal is dus van belang om de identiteit (the I in Archive) van een kunstenaar te kunnen ontdekken.

Het verhaal van de kunstenaar
‘Er is een verhaal nodig om goed keuzes te kunnen maken.’ Marcus Cohen houdt zich op allerlei vlakken bezig met archivering en digitale transformatie. Cultuurproducerende instellingen maken steeds meer gebruik van digitale toepassingen. DEN trekt graag met hen op om kennis te ontwikkelen die echt aansluit op hun unieke werkpraktijk. DEN helpt om de mogelijkheden van een digitale transformatie te benutten. Daarnaast adviseert DEN ook in vragen zoals wat je moet bewaren over je werk voor onderzoekers. En hoe zet je je archief in voor een breder geïnteresseerd publiek? Cohen is nauw betrokken bij het behoud van particuliere archieven. ‘Wanneer kunstenaars overlijden of gezelschappen stoppen komt de vraag: wat gebeurt er met dat archief? De stukken, maar ook de maakprocessen, de bibliotheek, het atelier. Daar is lang niet altijd interesse of plek voor bij musea. In de praktijk komt het soms voor dat een stadsarchief materiaal opneemt, mits het goed geordend is, of dat het bij de Theatercollectie van het Allard Pierson terecht kan. Het is aan de kunstenaar zelf om het archief goed te beschrijven, te documenteren en keuzes te maken. Een erfgoed beherende instelling, zoals een stadsarchief kan dit niet voor een kunstenaar doen. Daar heb je toch echt het verhaal van de kunstenaar of maker zelf voor nodig.’

Digitaal beschikbaar stellen
Cohen: ‘Er is nog zoveel mogelijk om te ontwikkelen wanneer archieven digitaal worden.’ Het archief van componist Louis Andriessen is een mooi voorbeeld. Mirjam Zegers, zijn personal assistent klopte aan bij DEN voor advies. Andriessen beschikt over een rijke boekencollectie en maakt op het voorblad van die boeken aantekeningen en commentaren. Deze kanttekeningen geven een inkijk in de persoon en zijn daarmee waardevol materiaal om te bewaren, eerder nog dan de boekencollectie zelf. Alle titels worden geregistreerd via het ISBN-nummer, met een scan van die geannoteerde voorbladen. Cohen: ‘DEN blijft na dit eerste advies graag meedenken. Door goede metadata kun je bijvoorbeeld een tijdlijn construeren met materialen uit het persoonlijk archief in combinatie met opnames en affiches uit de collecties van Podiumkunst.net. En via crowd sourcing kan dit verrijkt worden met verhalen van bijvoorbeeld studenten van Andriessen.’ Zo kun je het werk in de toekomst levend houden: door verschillende archieven te verbinden en te cureren langs inhoudelijke of thematische lijnen. En geef je gebruikers toegang tot de rijke wereld achter de werken die andere makers kunnen inspireren tot nieuwe werk.

Nieuwe manieren van presenteren
Cohen: ‘Ze maken tegenwoordig 3D-opnames van ateliers waar je online doorheen kunt lopen. Bij de boekenkast aangekomen klik je dan op een boek, en dat opent zich. Of je opent een lade, en daar vind je de schetsen van de maker. Ontwikkelaars ontwerpen nieuwe manieren van presenteren en capturen, om een gevoel te geven van wat het werk, of het werken, is.’ Het is nog steeds niet hetzelfde als echt aanwezig zijn op de plaats ‘waar het gebeurde’, maar het is een digitaal middel om ook dit stuk van iemands nalatenschap te vangen op een manier die probeert recht te doen aan het immateriële. Zoals Celine Daemen dat zei: ‘De vakantiefoto’s zijn niet de vakantie, dat snappen we allemaal.’ Maar het is via de vakantiefoto’s dat we aan onszelf en ons publiek het verhaal vertellen.

Foto: Sanne Leufkens

Zit je ook met vragen over je archief? Kijk eens rond op de website van DEN (www.den.nl) of neem contact op via den@den.nl.

Dossiers

Theaterkrant Magazine zomer 2021