Culturele organisaties worden op financieel gebied strenger gecontroleerd dan algemene richtlijnen voor non-profitorganisaties voorschrijven. Dit is het gevolg van de eisen van subsidieverstrekkers. Het leidt tot extra werk voor accountants, hogere kosten voor instellingen en dus minder geld voor de kunst. Is dit wel noodzakelijk?, vraagt registeraccountant Jos Stengs zich af. Zijn voorstellen voor een efficiëntere controle worden onderschreven door meerdere accountants.

De controleprotocollen bij subsidieverstrekking zijn streng. Voor culturele organisaties, met name de kleinere, leidt dat tot extra administratieve lasten en relatief hoge accountantskosten, waarover die organisaties begrijpelijkerwijs klagen. In de accountancy is al veel aandacht voor dossiervorming op basis van de algemene controlevoorschriften. Ik begrijp dan ook niet goed waarom de protocollering vanuit de cultuursector strenger moet zijn dan die algemene voorschriften.

Met deze drie oplossingen kunnen de accountantswerkzaamheden worden teruggebracht:

  1. Afwijkingen op jaarrekeningen moeten niet strenger gecontroleerd worden dan bij andere non-profitorganisaties.
  2. De deadline voor het inleveren van jaarrekeningen moet meer worden gespreid over het jaar.
  3. Subsidieverstrekkers moeten hun protocollen beter op elkaar afstemmen.

1. Minder diepgaande controle
De cijfers in de jaarrekening wijken altijd iets af van de werkelijkheid. Dat is acceptabel zolang het getrouwe beeld van de jaarrekening maar niet wordt aangetast. Daarom stelt de accountant vóór de controle de ‘materialiteit’ vast: het bedrag dat aangeeft welke afwijking een jaarrekening mag hebben zonder dat het getrouwe beeld van de jaarrekening aangepast wordt.

De algemene controlerichtlijnen voor non-profitorganisaties, opgesteld door de Nederlandse Beroepsorganistatie van Accountants (NBA), schrijven voor dat de materialiteit bij overwegend gesubsidieerde organisaties 1 procent van de totale baten is en bij organisaties die ook andere opbrengsten hebben (bijvoorbeeld publieksinkomsten, bijdragen vanuit private fondsen en verhuringen) de materialiteit tussen de 2,5 en 5 procent van de totale baten mag zijn.

Bij een theatergroep die bijvoorbeeld 300.000 euro subsidie krijgt en 300.000 euro eigen inkomsten heeft, zou het dus verdedigbaar zijn om uit te gaan van een materialiteit van 3,5 procent van 600.000 euro: 21.000 euro. Maar veel subsidieverstrekkers schrijven een materialiteit van 1 procent voor, ook voor instellingen die nog flink wat eigen inkomsten hebben. Dan is de materialiteit van onze voorbeeldgroep ineens een stuk lager: 6.000 euro.

En dat maakt veel uit. Want de materialiteit bepaalt de diepgang van onze controlewerkzaamheden en de omvang van controleverschillen die je mag laten lopen. Onzekerheden en onjuistheden in de administratie die kleiner zijn dan 2 procent van de materialiteit noemen we ‘van onbeduidend belang’. Deze verschillen mogen wij wegschrijven en laten lopen; ze kunnen namelijk niet leiden tot een materiële onjuistheid in de jaarrekening.

In ons voorbeeld gaat het om een onbeduidend belang van 120 euro (2 procent van 6000 euro). Ik heb moeite om mijn klant uit te leggen als ik een verschil heb van 120 euro dat ik dat dan verder moet gaan controleren. Bij een kostencontrole met een materialiteit van 6.000 euro komen we met een steekproef uit op veel ‘waarnemingen’ op de geboekte kosten. Soms is het uitvoeren van een integrale kostencontrole efficiënter dan een steekproef uit te zetten – het opzetten van een steekproef kost ook tijd. Uitgaande van de algemene richtlijnen zou het onbeduidend belang in dit voorbeeld uitkomen op 420 euro (2 procent van 21.000 euro, en dat vind ik persoonlijk nog aan de lage kant.

De gevolgen van deze strenge normen zijn vooral ongunstig voor kleinere organisaties. Een organisatie die tien keer zo groot is als ons voorbeeld heeft een omzet van 6 miljoen euro en een onbeduidend belang van 1200 euro. Dat is minder bezwaarlijk.

Is dit wel de bedoeling van degenen die de protocollering opstellen voor de subsidieverstrekkers? Het Ministerie van OCW en Fonds Podiumkunsten hebben dit onderkend en geven ruimte om een materialiteit te bepalen op basis van de minder strenge algemene richtlijnen. Maar accountants controleren niet alleen of alle uitgaven verantwoord zijn, ook of ze rechtmatig besteed zijn. Bij subsidies betekent dat: is het geld besteed waarvoor het bedoeld is? Voor die voorgeschreven rechtmatigheidsaspecten vragen diezelfde subsidieverstrekkers nog steeds een controle met een materialiteit van 1 procent.

2. De deadline versoepelen
De afgelopen jaren hebben veel subsidieverstrekkers hun deadline voor het inleveren van de jaarverantwoording vastgesteld op 1 april. In het verleden was daar meer spreiding. Bij deze verschuiving is onvoldoende rekening gehouden met de gevolgen voor de accountantskantoren. Een klant met een deadline van 1 april wordt op z’n vroegst gecontroleerd in de eerste week van februari en voor het laatst in de tweede week van maart. De ruimte voor de balanscontroles is dan zeer beperkt. Kantoren die voor een belangrijk deel op de cultuurmarkt opereren en het DNA van culturele instellingen begrijpen, komen voor die zes weken in de knoop met hun capaciteit. Opnieuw zijn het de kleinere culturele instellingen die hiervan het slachtoffer worden: zij krijgen steeds meer moeite om een accountant te vinden, laat staat een accountant die de culturele sector begrijpt. Na een oproep van verschillende accountants heeft het Amsterdam Fonds voor de Kunst de deadline verschoven naar 1 juli. Laten we hopen dat ook andere subsidieverstrekkers coulanter omgaan met het verstrekken van uitstel.

3. Controleprotocollen harmoniseren
De verschillende subsidieverstrekkers hebben allemaal hun eigen controleprotocol. Dat kan eenvoudiger: een gelijkwaardig controleprotocol voor alle culturele subsidiënten. Of op z’n minst zou het controleprotocol van OCW leidend moeten zijn als de instelling door OCW wordt gefinancierd. Je zou dan nog kunnen overwegen om subsidieverstrekkers te kunnen laten aangeven welke specifieke aspecten voor hen van belang zijn. Zeker als subsidiënten naast de controle op de naleving van wet- en regelgeving ook nog specifieke eisen voor de naleving van bepaalde prestaties kennen, moeten die op elkaar afgestemd worden. Het komt nu regelmatig voor dat in de subsidie voor een kleine culturele instelling die 200.000 euro krijgt van het FPK en 200.000 euro van het AFK vier extra werkprogramma’s zijn opgenomen. Die werkprogramma’s verschillen inhoudelijk niet veel van elkaar, maar je moet in je dossier wel goed kunnen aantonen dat je alle rechtmatigheidsvoorschriften van de desbetreffende subsidieverstrekker hebt nageleefd.

Deze drie oplossingen zouden het leven van accountants en kleinere culturele instellingen al danig verbeteren. Daarnaast zou ook nog de toename van de regeldruk een halt mogen worden toegeroepen. Denk bijvoorbeeld aan regels rondom ‘verbonden partijen’, die belangenverstrengeling moet tegengaan en marktconforme tarieven moet garanderen. Of aan de salarissen in de cultuursector, die ver onder de onder het gemaximeerde topinkomen liggen – toch wordt er in de jaarrekening wel een verantwoording Wet Normering Topinkomens gevraagd. Of aan de regels rondom de UBO (ultimate beneficial owner), corruptie en integriteit.

Belastinggeld moet goed en transparant besteed worden. Daarom is controle en dossiervorming door accountants belangrijk. Met bovenstaande suggesties kan de controle minder zwaar worden gemaakt en kunnen protocollen beter op elkaar worden afgestemd zonder in te leveren op zorgvuldigheid en transparantie. Dat scheelt accountants werk en culturele instellingen geld. Volgens mij is iedereen het erover eens dat cultuursubsidie zoveel mogelijk naar cultuur moet.

Jos Stengs is partner van Dubois & Co registeraccountants, dat veel grote en kleine organisaties in de culturele sector als klant heeft. Hij schrijft dit artikel op persoonlijke titel. Het geschetste beeld wordt onderschreven door meerdere accountants onder wie Bas van Heusden en Pascalle​ Heyman (Kamphuis & Berghuizen), Geert Hoes (Amstelstad), Frank van der Noll (Berghout + MAS Barendrecht).