Theater Orpheus gaat vanavond niet open. Als gevolg van de coronamaatregelen is de voorstelling Thuis praat ik bijna nooit van Daniël Arends vanavond geannuleerd. Dat betekent dat ook Indira Oosterwijk, shiftleader publieksservice bij het theater in Apeldoorn, vanavond thuisblijft.

Indira Oosterwijk – nu voor het vierde seizoen aan het theater verbonden – had zich anders om half drie ’s middags bij het theater gemeld. Als shiftleader publieksservice is ze leidinggevende en aanspreekpunt van alle circa vijftien medewerkers die gedurende de avond het publiek ontvangen en in goede banen leiden. Van garderobe- en barmedewerkers, tot restaurantpersoneel en gastheren en -vrouwen. Als er geen corona was geweest, had Daniël Arends vanavond om acht uur voor een kleine 1300 man gespeeld, waarvan er al gauw zo’n 125 ook een hapje kwamen eten in het theater. Dat vergt een hoop logistiek vooraf, en minstens zoveel flexibiliteit ter plekke.

Oosterwijk begint haar dag met het doornemen van de draaiboeken: welke artiest staat in welke zaal geprogrammeerd, hoeveel gasten verwachten ze die avond in het restaurant en is er bijvoorbeeld ook een crewdiner? Een half uurtje later komen de eerste 3 medewerkers van de publieksservice binnen voor een briefing. Dan wordt het restaurant startklaar gemaakt: kaarsjes, broodjes en water komen op tafel, aan de hand van de reserveringen wordt er een tafelindeling gemaakt en de ‘wijken’ worden verdeeld onder het bedienend personeel.

Oosterwijk: ‘Terwijl zij het restaurant klaarzetten, duik ik weer achter mijn computer en maak een planning voor de rest van de avond. We werken met dubbele functies: iedereen springt bij op de plek waar het op dat moment nodig is. Dus het is aan mij om ervoor te zorgen dat er steeds voldoende personeel op de goede plek staat. Ik loop in mijn hoofd de hele avond al door: wat gaat er wanneer gebeuren? Een half uur voor aanvangstijd moeten de garderobe en de barren goed bemand zijn, omdat het de hoogste piek van de ontvangst is. Rond kwart voor acht zijn de meeste mensen meestal binnen, dus dan kan er iemand weg van de garderobe om bijvoorbeeld te helpen het publiek in de zaal te placeren.’

Tijdens de avond zelf staat ze vooral op de vloer. Aanvankelijk ligt ‘de piek’ op het restaurant, dus dan is ze daar aanwezig om overzicht te houden en eventueel bij te springen: ‘Soms moet er snel even een fles port aangevuld worden, of als er veel gerechten tegelijk klaar zijn in de keuken moet ik “meerennen op de klep”. Want iedereen moet natuurlijk wel om acht uur in die zaal zitten.’

Rond kwart voor zeven, een kwartier voordat de deuren voor de andere gasten opengaan, zorgt ze dat ze haar handen weer vrij heeft, want dan arriveert de rest van de avondploeg. Ze geeft een korte briefing: ‘Bij Daniël Arends verwachten we relatief veel gasten die niet heel vaak naar ons theater komen, dus die zijn vaak wat meer zoekende en komen wat later op de avond binnen. Dan gaan we ervan uit dat het druktepunt in de garderobe en foyers wat later ligt.’

Als om zeven uur de deuren openen en het eerste publiek langzaam binnendruppelt, gaat Oosterwijk nog even kijken in het restaurant, waar het vanwege de desserts nog wat drukker kan worden. Om half acht is ze altijd weer in de foyer. ‘Dan is daar de grote piek. Ik probeer alles in de gaten te houden: hoelang is de rij bij de kassa, moet ik een extra iemand naar de garderobe sturen? Worden er veel koffies besteld, kan daar iemand bij of kan iemand van de bar juist ergens anders inspringen?’

Om tien over half acht krijgt ze een telefoontje dat de zaaldeuren bijna open gaan. Ze checkt of iedereen staat waar hij of zij moet staan en dan openen de deuren. Om acht uur zit iedereen op zijn plek en gaan de deuren naar de zaal dicht.

Maar dat betekent aanvankelijk nog geen rustmoment voor de publieksmedewerkers van het theater. Oosterwijk: ‘Dan is er meteen een heel systeem qua opruimen. De een haalt met karren servies op, de ander vult de bar aan, maakt tafeltjes schoon of zet buffetten klaar voor de pauzes. De uitdaging is altijd om vijf minuutjes voor de pauze met alles klaar te zijn, zodat we nog even snel een sigaretje kunnen roken of een kopje koffie kunnen drinken, voordat er weer twaalfhonderd mensen naar buiten stromen.’

In de pauze is het weer knallen: in twintig minuten moeten alle gasten een drankje hebben kunnen krijgen én de tijd hebben om dat ook op te drinken. Daarna wordt het rustiger. Met een uitverkochte grote zaal blijven er zeker nog een aantal mensen na afloop voor een drankje en een bitterbal, maar de druk is eraf. Oosterwijk verplaatst waar nodig medewerkers van de bar naar de garderobe of schoonmaak en weer terug.

Dan kijkt ze naar de planning voor de volgende dag. Soms is er een congres dat ze in een van de foyers moeten opbouwen. ‘Dan staan er nog allemaal huurtafels die uitgeklapt op de goede plek moeten komen.’ Dat is soms nog een flinke extra klus. ‘Een keer moesten we ’s avonds nog twintig partytenten opbouwen en de hele foyer met onder andere autobanden een industriële look geven. Dat werd wel een uurtje of drie ’s nachts voordat we klaar waren. Dan sta je soms wel even te vloeken. Maar als je naderhand, helemaal uitgeput, samen nog een biertje drinkt, denk je toch: dat hebben we maar weer mooi geflikt met z’n allen. En dan smaakt zo’n biertje extra lekker.’